7 simple ideer til at skrive langt bedre e-mails

E-mail er en af de vigtigste kommunikationskanaler for enhver professionel virksomhed. For mange den vigtigste. Men for alt for mange mennesker er en fyldt indbakke blevet symbolet på en alt for stressende dagligdag og en kommunikationsform, der er mere forvirrende end kommunikerende.

Vi bør alle overveje, om vi kan kommunikere bedre, når vi skriver e-mails

Tænk sig, at mange af os bombarderer hinanden med så mange mails og information, orientering og CC-påmindelse uden at stoppe op og spørge, om vi kunne kommunikere smartere, hurtigere og mere effektivt. Humlen er, at god mailkommunikation handler om at respektere både vores egen tidsstyring, når vi skriver mails, og samtidig respektere vores modtagers tid med at læse vores mails.

1. Hvem skal modtage din e-mail?

Du bør naturligvis først overveje, hvem der har brug for at modtage din mail. Alt for mange e-mails sendes blot som orientering og kunne lige såvel dokumenteres andetsteds. Sørg for, at din mail er vigtig for modtageren. Er den det ikke, så overvej, om du overhovedet bør sende den. Overvej også allerede nu, hvad der er dit vigtigste budskab med mailen. Hvem er den præcise modtager? Bør du overhovedet bruge CC? Kommunikation og orientering er naturligvis vigtig, men overvej nøje, hvem der har brug for orienteringen, og overvej helt klart, om du kan undgå at anvende CC.

Hvis du ikke kommunikerer til nogen, der vitterlig har brug for din information, så lad være med at sende noget. Hvis du er i tvivl, så skriv til dem og bed dem om at give feedback på, om de ønsker at modtage mails med det konkrete indhold i fremtiden, eller om de helst er fri. På den måde sikrer du, at de rette mennesker i din organisation er CC på de rigtige tidspunkter, og at de ikke er det, når emnet er irrelevant for dem. Grundreglen er derfor: Skriv kun e-mails til dem, som har brug for at modtage din information, eller som du har brug for input fra.

2. Vær tydelig i emnefeltet

Emnefeltet skal bruges til, at din modtager nemt kan orientere sig i din mails indhold, når han/hun hurtigt løber ned over sin indbakke. Vær derfor specifik og skriv kort og præcist. Allerbedst er det, hvis din modtager kan læse hele emnefeltets indhold i feedet af alle nyindkomne mails. Fokusér derfor på, hvad du vil med din mail. Lad mig give nogle eksempler:

Hvis din mail er en orientering, så skriv det! Fx: 'Orientering ang. netop opstartet analyseprojekt i XX'. Er din mail en forespørgsel, så skriv det! Fx: 'Forespørgsel ang. udgifter til XX'. Hvis din mail handler om, at du ønsker input fra din modtager, så skriv det! Fx: 'Ønsker dine input på XX'.

3. Vær venlig og høflig

Alt på skrift kan nemt opfattes hårdere, end det lige var tiltænkt. Generelt kan alt på skrift meget hurtigt misforstås. Hvorfor? Fordi du kun har ét værktøj ved hånden, når du skriver: ord. Når du taler med folk i den fysiske verden, har du både din stemmeføring, din kropsholdning og dit ansigtsudtryk til at kommunikere med. For ikke at tale om, at du lynhurtigt kan opfange og tilpasse dig de signaler, som den, du taler med, udsender. Skreven kommunikation er på den måde langt mere farlig, og du skal være påpasselig. Derfor: Vær meget venlig og brug superlativer og smileys (også selvom det er i erhvervssammenhæng). Vær langt hellere lidt mere venlig, end du umiddelbart tænker, er nødvendigt.

Et eksempel: Når du fx skriver 'tak', kan det være, at du netop har tænkt det, som om du kommunikerer venligt. Men din modtager kan misforstå det. Hvis du fx skriver: 'Jeg ønsker dine input til XX, tak', kan det netop opfattes, som om du i stedet rykker den anden for input. Det kan altså virke stik imod hensigten - nemlig som om du er utilfreds med, at den anden endnu ikke har givet sine input til kende. Skriv i stedet: 'Jeg takker på forhånd mange gange for dine input til XX'. Kan du se forskellen?

4. Hold din mail meget fokuseret og gerne kort

Som du nok allerede har opdaget, bør du virkelig fokusere din mail på det vigtigste, som du vil have din modtager til at gøre eller tænke over. Med andre ord bør din mail kun indeholde det allervigtigste, og du bør som udgangspunkt ikke have mere end ét formål med din mail. Under alle omstændigheder bør din e-mails indhold matche din emnetekst. Forsøg at holde mailen så kort som muligt. Der er ikke noget værre end at modtage en e-mail, hvor teksten går i øst og vest, og hvor det er uklart, hvad der præcist spørges om.

Sørg dog for kort at optegne rammen for din e-mail. Din modtager har sikkert en fyldt indbakke, og det kan være længe siden, I sidst har talt sammen. Introducér kort til, hvorfor du skriver. Kridt banen op. Eksempel: Hvis din mail er en orientering oven på et netop afholdt møde, så skriv det. Fx: 'Som du ved, har vi netop afholdt møde i XX, og derfor sender jeg som aftalt et kort referat af de vigtigste beslutninger fra mødet'.

5. Fremhæv det vigtigste med fed

Et rigtig godt trick, som jeg ofte selv anvender, er at fremhæve det vigtigste i min mail. Personligt fokuserer jeg på det, som jeg vil have modtageren til at gøre, sende eller tænke over. Hvis min mail er et ønske om min modtagers input, vil jeg fx afslutte mailen med denne sætning: 'Jeg vil derfor supergerne have dine input på, om vi bør gøre XX eller i stedet vente til april' (læg mærke til, at jeg netop fremhæver denne sætning med fed).

6. Brug meget gerne punktlister

Overvej meget gerne, om din mails indhold kan opstilles i punktform fremfor én lang brødtekst. Det øger læsbarheden markant og gør din e-mail meget nemmere at læse hurtigt for din modtager. Generelt bør du gøre alt for at gøre din e-mail så hurtig at læse som muligt. Tænk også over, i hvilken rækkefølge du opbygger e-mailens indhold. Hvad skal stå først, og hvad kan med fordel stå til sidst? Start altid med det vigtigste og opsummér meget gerne din mail til sidst, hvis den i forvejen er ganske teksttung.

7. Vedhæft vigtige filer, screendumps m.m.

Vedhæft meget gerne materiale, filer, screendumps, links m.m., som gør det nemmere for din modtager at forstå dig. Tænk hele tiden over, at det skrevne sprog er stærkt begrænset af, at din modtager ikke kan stille dig spørgsmål i 'real-time'. Hvis du derfor omtaler eller spørger til noget bestemt, så illustrér meget gerne dine pointer eller vedhæft materiale, som gør det meget nemt for din modtager at forstå problemstillingen.

Eksempel: Hvis jeg fx ønsker min modtagers input til et forslag til en ny grafik på vores website, så vedhæfter jeg naturligvis grafikken i mailen - også selvom grafikken både er offentliggjort på websitet, ligger i vores fælles Dropbox-mappe m.m. Sørg meget gerne for, at alt det, som modtageren skal bruge for at besvare din e-mail, er vedhæftet eller i det mindste hamrende nemt for din modtager at finde (fx ved at indsætte relevante links).

I håbet om meget bedre e-mails ...

E-mails er en uhyre vigtig del af langt de fleste menneskers hverdag. Og det er en yderst effektiv kommunikationsform, hvis den bruges rigtigt og med stor respekt for både din egen tid med at skrive e-mails og dine modtageres tid med at læse dine e-mails. Jeg håber helt vildt, at listen ovenfor inspirerer dig til nye måder at skrive e-mails på.

Det allerbedste er, at de både sparer dig tid med at skrive e-mailen og samtidig gør det hurtigere for din modtager at læse din e-mail. Måske er du allerede supersej og skriver fantastiske e-mails. I så fald håber jeg meget, at du bruger indlægget til at klappe dig selv på skulderen og sige til dig selv, at du gør det fantastisk og simpelthen bare skal fortsætte i samme stil.